Planlægning af flerdagsture

Ture med overnatning, weekendture og vandreferier

Overordnede retningslinjer:

• Kun medlemmer af DVL kan deltage i ture med overnatning, weekendture og vandreferier.
• Der skal udarbejdes et budget for turen/ferien, som skal godkendes af afdelingens bestyrelse.
• Der skal være mindst 2 ansvarlige turledere (registrerede som turledere i Medlemsportalen).
• Som udgangspunkt kan op til 2 turledere få dækket udgiften til forberedelse af og gennemførelsen af turen, jvf. nedenstående*.

Planlægning

Du kan godt lave research, indhente priser og overslag til brug for budgettet, men du må ikke indgå aftaler, der kan medføre udgifter for afdelingen, før det er godkendt i bestyrelsen. Et foreløbigt budget skal godkendes i bestyrelsen, inden bestilling af turen kan finde sted.
Bestyrelsen skal holdes orienteret om ændringer i budgettet.

Der skal laves et turopslag til hjemmesiden og Vandreliv. I turbeskrivelsen skal deltagerprisen fremgå, herunder hvad der er indeholdt i prisen og hvad der ikke er. Tilmeldingsproceduren og frister for tilmelding og betaling skal fremgå. Afdelingens normale tilmeldingsprocedure (formular) skal anvendes – kontakt webmaster, som opretter tilmeldingsformularen. Indbetaling af deltagergebyr skal ske til afdelingens konto.

Tjekliste

Her kan du hente en tjekliste over de opgaver, det kan være nødvendigt at tænke på ved planlægning af en flerdagestur.

Budget

Skabelon til budget hentes her. Gem arket til din egen computer, inden du udfylder det (Filer – Gem som – Download en kopi.  Åbn kopien og udfyld den).
Der er en vejledning på arket om, hvordan det udfyldes.

Regnskab

Sammen med kassereren holdes regnskab med indtægterne fra deltagerne. Regninger for turens afvikling skal sendes til kassereren, der foretager betalingen. Der kan udbetales et aconto-udlæg til dækning af udgifter (der ikke kan betales på regning) under turen. Kvittering for disse udgifter sendes straks efter turen til kassereren. I samarbejde med kassereren laves det afsluttende regnskab hurtigst muligt.

*) Uddrag af “Betalingsoverenskomst”

Før en tur med overnatning, en weekendtur eller en vandreferie kan planlægges, skal bestyrelsen forelægges et budget til godkendelse.
Budgettet skal indeholde forventede udgifter samt pris pr. deltager, og det skal fremgå, hvor mange turledere der budgetteres med. Ved planlægning af turen skal budget altid være eksklusive drikkevarer (for egen regning).
Turlederne får refunderet udgifter til forberedelsesturen og deres deltagelse i turen. De forventede udgifter hertil skal indgå i budgettet.
Maks. 2 turledere kan få dækket udgifterne. Ønsker man at være flere om opgaven, fordeles refusionen indbyrdes.
Turen må ikke bestilles, og afdelingen kan ikke forpligtes på udgifter, før budgettet er godkendt.
En skabelon til budget findes på hjemmesiden. Denne skabelon skal benyttes.
Forberedelsestur:
Turlederne får dækket udgifter til transport (km-takst eller billet), evt. overnatning (vandrehjemsniveau eller billigere) og forplejning (max. 175 kr./deltager/døgn), drikkevarer dog for egen regning.
Ved turens gennemførelse:
Turlederne får dækket deres udgifter til ophold, transport og forplejning (samme forplejning som øvrige deltagere – ekskl. drikkevarer).

Hele teksten kan læses HER.

*

Vandreferie i udlandet

Inden du kaster dig ud i at arrangere vandreferie i udlandet anbefales, at du deltager i kurset “Vandreferie i udlandet”. I kursusoversigten kan du se, om der er et kursus planlagt. Tilmelding skal ske gennem afdelingens formand.

Nogle af ovenstående regler og krav er en følge af regler vedtaget i DVL’s Styrelsen eller Rejsegruppen under Styrelsen.  Rejsegruppen har samlet en række vejledninger og retningslinjer omkring vandreferier. De findes HER